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22 trucos de Google Drive que te convertirán en un experto

Orlando Osorio
CEO & Founder
Reading time:
14 min
Published on:
January 22, 2023
Updated on:
August 1, 2023

En la era del trabajo en remoto y la globalización, Google Drive se ha convertido en una herramienta sumamente reconocida por su utilidad en el trabajo compartido y por lo amigable que es con el usuario. Es una plataforma que ofrece infinidad de facilidades para gestionar archivos en la nube.

Pero, ¿realmente conocemos todo lo que Google Drive tiene para ofrecer? A continuación te mostraremos 22 trucos para que aproveches al máximo esta herramienta. ¡Comencemos!

Ventajas de usar Google Drive

Google Drive es un servicio gratuito que está disponible en internet, el cual nos permite almacenar archivos, fotos, videos. Además, nos permite crear y modificar documentos, carpetas, formularios y hojas de cálculo que se guardarán en la nube o descargar directamente a nuestro PC. Su funcionamiento es muy parecido al de Microsoft Office, lo cual facilita su uso.

En este sentido, Google Drive se ha convertido en unas de las herramientas ofimáticas más utilizadas en los últimos años. Esto se debe a que ofrece muchas ventajas y funciones que nos ayudarán a organizar nuestros documentos y contenido en la nube de forma eficiente. 

Es por ello que más adelante resaltaremos algunas de las maravillosas ventajas que nos ofrece esta herramienta, ya sea para hacer actividades laborales o personales.

Nos permite crear y editar documentos offline

A pesar de ser una herramienta que está disponible en la nube, Google Drive nos da la opción de editar documentos sin tener conexión a internet. Esto resulta de mucha utilidad en caso  de que perdamos la conectividad mientras escribimos un documento en Google Docs. Incluso, tenemos la opción para descargar los documentos y abrirlos con Microsoft Office en nuestro ordenador sin necesidad de estar conectados a internet.

Se puede colaborar con varios usuarios simultáneamente

Por otro lado, Google Drive nos permite la opción de crear y editar documentos en conjunto con otras personas en tiempo real. Es decir, cada persona desde su propio ordenador puede colaborar con la creación de documentos, hacer sugerencias o correcciones, las cuales serán visibles para todos los miembros del equipo. 

De esta forma, se puede ahorrar mucho tiempo a la hora de realizar trabajos en equipo, de manera ordenada y sencilla. Simplemente, el autor del documento debe otorgarles a cada miembro del equipo, los permisos necesarios para ver y editar el documento.

Es accesible para todas las plataformas

Por último, pero no menos importante, tenemos que la plataforma de Google Drive se encuentra disponible para todos los sistemas operativos, tanto de dispositivos móviles como de ordenadores. En este sentido, no habrá problemas de compatibilidad, lo cual permite reunir a muchos usuarios de diferentes plataformas como por ejemplo: Apple, Xiaomi, Linux, Microsoft, entre otras.

22 trucos de Google Drive que no te puedes perder

Actualmente, cada vez más usuarios se inclinan por utilizar Google Drive, ya que tiene un montón de herramientas para ofrecer. Sin embargo, no todos conocen a fondo las opciones que nos brinda esta plataforma. En ese sentido, a continuación te mostraremos un listado con las más relevantes.

1. Traduce documentos

En caso de que necesites traducir un documento de forma rápida y sencilla, puedes hacerlo con Google Drive, ya que nos ofrece esta opción.

Para ello, lo primero que debes hacer es ingresar a Google Drive y abrir el documento que quieras traducir.

Luego de abrir el documento, dirígete a la barra de opciones que está en la parte superior izquierda de la pantalla y haz clic en la opción «Herramientas». Verás que se despliega un menú, en el cual tienes que seleccionar la opción  «Traducir documento»

Por último, debes ingresar un nuevo nombre para el documento traducido y seleccionar el idioma al cual quieres traducirlo. Una vez hecho esto, simplemente debes presionar sobre el botón «Traducir»

2. Escanea sin escáner

Afortunadamente, Google drive nos brinda la opción de escanear documentos sin necesidad de contar con un escáner convencional. Para ello necesitamos un dispositivo móvil, el cual funcionará como nuestro escáner portátil. Más adelante te mostraremos los pasos a seguir para realizar este proceso.

Para comenzar, debes ingresar en la app de Google Drive desde un dispositivo móvil, ya sea Android o iOS.

Posteriormente, presiona sobre el icono de «Agregar» que se encuentra en la parte inferior derecha

Para continuar, debes presionar sobre la opción «Escanear» y a continuación tendrás que tomarle una foto al documento que necesites escanear. Para terminar, podrás recortar o editar la imagen y luego guardarla.

3. Pasar un archivo PDF a texto

Lo primero que debes hacer es abrir Google Drive y ubicar el archivo PDF que quieres convertir al formato de texto.

A continuación, haz clic derecho sobre el archivo, selecciona la opción «Abrir con» y luego haz clic en la opción que dice «Documentos de Google»

Al pasar unos pocos minutos, ya tendrás tu documento en formato de texto donde podrás modificarlo como mejor te convenga.

4. Enlace para compartir documentos rápidamente

A la hora de compartir documentos, Google Drive nos da la opción de crear un link o dirección URL. De esta forma, cualquier usuario que ingrese al link podrá acceder al documento sin ningún problema.

Para generar dicha dirección, primero tenemos que abrir Google Drive y hacer clic derecho sobre el documento que deseamos compartir. De esta forma, veremos un menú de opciones, en el cual debemos seleccionar la opción «Compartir»

A continuación, se abrirá una ventana en la cual hay que seleccionar la opción «Copiar vínculo». Así , ya puedes enviarle el link directamente a las personas que quieras, para que puedan tener acceso al documento.


5. Búsqueda de imágenes

En caso de que tengas una gran cantidad de archivos almacenados en tu Drive y, es posible que a la hora de encontrar algún documento en específico, te tome más tiempo. De hecho, esto ocurre mucho cuando intentamos buscar una imagen entre muchos archivos de texto.

La solución para ello es utilizar el filtro de búsqueda que nos proporciona Google Drive. En este sentido, debes ir a la barra de búsqueda de Google drive y seleccionar el icono del filtro, que está en la parte derecha de la barra.

Ahora se abrirá un menú donde encontrarás una gran cantidad de parámetros específicos que te ayudarán a perfeccionar tu búsqueda de archivos dentro de Google Drive. 

Sin embargo, por ahora solo tienes que hacer clic en la opción «Tipo» y en la lista que aparecerá a continuación, selecciona «Imágenes y fotos»

Una vez que hayas introducido los parámetros de búsqueda necesarios para encontrar las imágenes que desees, simplemente debes presionar sobre el botón «Buscar».

6. Abre páginas webs desde Google Docs

Otra función interesante de Google Drive es la barra de búsquedas en la web que podemos utilizar mientras creamos o editamos un documento. De esta forma no será necesario abandonar el documento en caso de necesitar  consultar algo en el buscador de Google.

Para activarlo, tienes que entrar a un documento y seleccionar la opción «Herramientas». Luego, en el menú desplegado, haz clic sobre «Explorar».

A continuación, se abrirá una ventana en la parte derecha del documento donde podrás consultar páginas web o buscar imágenes con el motor de búsqueda de Google.

7. Escribe documentos para enviarlos por Gmail

En este caso, Google Drive nos da la opción de enviar un documento directamente a un destinatario sin necesidad de ir a la bandeja de entrada del correo electrónico. Es decir, una vez que terminamos de redactar el documento, podemos enviarlo por correo sin salir del mismo.

En primera instancia, una vez estés dentro del documento que quieres enviar, dirígete a la opción «Archivo»

Seguidamente, verás que aparece un menú, en el cual tienes que hacer clic sobre la opción «correo electrónico» y luego en la opción «enviar este archivo por correo electrónico».

Por último, solo debes ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario, el asunto y de forma opcional puedes añadir un mensaje. Cuando tengas todo listo, presiona el botón «Enviar»

Conoce muchos más trucos de Gmail aquí.

8. Utiliza plantillas de documentos predeterminadas

Para aprovechar las plantillas predeterminadas de Google Drive, simplemente debes ir al menú que está en la parte izquierda de la pantalla y selecciona la opción «nuevo» 

Luego de ello, aparecerá un menú donde tendrás que elegir qué tipo de documento quieres abrir, ya sea formularios, presentaciones, hojas de cálculo, etc. Al pasar el mouse sobre el tipo de documento deseado, verás dos opciones: «documento en blanco» y «De una plantilla», selecciona este último y así podrás disfrutar de la gran cantidad de plantillas con distintos formatos que ofrece Google.

9. Autoriza quienes pueden editar y ver tus documentos

Una de las mejores funciones que tiene Google Drive, es que nos permite decidir quiénes podrán ver y editar nuestros documentos. De esta forma podrás evitar que terceros editen o incluso plagien tus documentos sin tu consentimiento.

Lo primero que debes hacer es seleccionar el archivo que quieres compartir con ciertos usuarios. Seguidamente, presiona el clic derecho y en el menú de opciones que verás a continuación, selecciona la opción «Compartir»

Al seleccionar esa opción se abrirá una ventana donde tienes que escribir la dirección de correo electrónico de las personas que tendrán acceso al documento. Adicionalmente, puedes asignarles distintos permisos, tales como: editar, leer y comentar. 

Para ello, simplemente haz clic en el botón que está al lado del cuadro de texto donde van las direcciones de correo antes mencionadas. Una vez hayas terminado, recuerda seleccionar el botón «Enviar»

10. Edita documentos en tiempo real con amigos

Una de las ventajas que tiene Google Docs, es que nos permite editar un documento en tiempo real con diferentes usuarios al mismo tiempo. Esta opción nos hará la vida más sencilla cuando llegue el momento de crear documentos con un grupo de trabajo. La única condición para editar documentos en conjunto es que todos los usuarios tengan permisos de edición.

Para conceder los permisos de edición, debes seguir los pasos que explicamos en el punto anterior. 

11. Búsquedas específicas

Google Drive cuenta con herramientas de búsqueda para facilitarnos las cosas al momento de buscar ciertos documentos que no están a nuestro alcance, ya sea porque no recordamos el nombre o su ubicación exacta dentro de la nube. En este sentido, te mostraremos qué debes hacer para perfeccionar tus búsquedas y encontrar rápidamente los archivos deseados.

Para empezar, abre tu unidad de Google Drive y haz clic en la barra de búsquedas. Una vez allí, se abrirá un pequeño menú con los diferentes tipos de archivos que se pueden abrir en Drive (hoja de cálculo, documentos, formularios, carpetas, PDF, videos e imágenes). En el menú tienes que seleccionar la opción «Búsqueda avanzada»

Posteriormente, se abrirá una ventana con una gran cantidad de opciones que puedes modificar para hacer que tu búsqueda sea lo más acertada posible. Por ejemplo, tienes la opción de buscar por carpetas, fecha, tipo de documento, palabras clave del título de documento, etc.

12. Activa las notificaciones para no perderte de nada

Para activar las notificaciones, simplemente tienes que ir a la parte derecha de la pantalla, seleccionar el icono del engranaje y hacer clic en «Configuración»

Luego, se abrirá una nueva ventana donde tienes que seleccionar la opción «Notificaciones» que está en el apartado de la izquierda. Una vez allí, puedes activar las notificaciones tanto del navegador como del correo electrónico. Cuando hayas terminado, recuerda hacer clic sobre la opción «Listo» para que se guarden los cambios.

13. Accede a los documentos sin conexión

En este caso, para activar la opción offline de Google Drive tienes que abrir el documento que quieres tener disponible a pesar de estar sin conexión. 

Luego, selecciona la opción «Archivo» que está en la parte superior de la pantalla.

Ahora, en el menú desplegado, simplemente debes seleccionar la opción «Habilitar el acceso sin conexión»

Ya para terminar, puedes comprobar que se ha activado la opción porque en la parte inferior izquierda saldrá el siguiente mensaje «El documento ahora está disponible sin conexión»

14. Incluye aplicaciones externas en Google Drive

Primero que nada, abre tu unidad de Drive y selecciona el icono de aplicaciones que se encuentra en la parte derecha de la pantalla.


Luego, se abrirá un menú con las apps preinstaladas en Google Drive, sin embargo, puedes buscar nuevas extensiones en el marketplace. Para ello, simplemente tienes que hacer clic en la opción «Más apps de Google Workspace Marketplace»

A continuación, se abrirá otra pestaña donde verás todas las extensiones del Marketplace de Google. Aquí puedes buscar apps directamente en la barra de búsquedas o seleccionar las categorías para explorar todas las extensiones que puedas necesitar.


Cuando decidas instalar una extensión, debes hacer clic sobre ella y luego, selecciona la opción «Instalar». Posteriormente, debes aceptar los permisos de la extensión y al pasar unos minutos ya se habrá instalado en tu unidad de Drive.

15. Almacena archivos de cualquier formato

Aunque  no lo sepas, Google Drive es una aplicación muy versátil, ya que nos permite guardar y abrir archivos de distintos formatos en la nube. La lista de archivos permitidos es larga, no solo se limita a los formatos clásicos: hojas de cálculo, presentaciones, documentos PDF e imágenes.

En este sentido, puedes subir a tu unidad de Google Drive archivos en formato de audio, video, de adobe photoshop, illustrator, autocad e incluso archivos de editores de Apple.

Para ello, tienes que abrir tu espacio de Drive y seleccionar la opción «Nuevo» que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla

Ahora, verás que aparece un menú con distintas opciones a elegir. En este caso, haz clic en  la opción «Subir archivo»

Por último, saldrá una ventana emergente en la cual tienes que elegir el documento (que está guardado en tu PC) que quieres subir a Drive. También puedes buscarlo por su nombre  para encontrarlo rápidamente. 

Una vez que hayas seleccionado el archivo, solo debes presionar sobre el botón «Abrir» y al cabo de unos minutos, el archivo se abrirá en Google Drive.

16. Accede al historial de ediciones de los documentos

En primer lugar, tienes que buscar el archivo en la unidad de Google Drive y abrirlo, lo cual solo te tomará unos segundos. Posteriormente, ve a la parte superior del documento y selecciona la opción «Archivo».


Seguidamente, pincha en la opción «Historial de versiones» y luego haz clic sobre la opción «Ver historial de ediciones». Cabe destacar que también puedes acceder a dicho historial presionando las teclas Ctrl + Alt + Mayus + H.

El historial de ediciones se mostrará en la parte derecha de la pantalla, aquí podrás ver todos los cambios que se han realizado en el documento desde su creación.

17. Restablece versiones anteriores

Estando aún en el historial de ediciones anteriores, tienes la posibilidad de restablecer una versión anterior si así lo deseas. Solo tienes que hacer clic en el botón azul que aparece en la parte superior y dice «Restablecer esta versión».

Antes de proceder, aparecerá una ventana de texto pidiendo que confirmes la acción, pues una vez que se restablece una versión antigua se están eliminando los cambios que se hicieron al documento posterior a ese momento.

18. Adquiere más espacio de almacenamiento

Con respecto al espacio de almacenamiento, Google Drive ofrece a todos sus usuarios 15 GB gratuitos desde el inicio. Sin embargo, esto puede no ser suficiente para aquellos que utilizan de forma activa la nube de Google como respaldo de todos sus archivos.

Si eres uno de ellos, no te preocupes, ya que Google tiene la opción para adquirir más espacio de almacenamiento y a continuación te enseñaremos cómo obtenerlo.

El primer paso es abrir Google Drive y hacer clic en la opción «Comprar almacenamiento».

Seguidamente, serás redireccionado a una pestaña nueva donde podrás elegir entre los distintos planes de almacenamiento que Google tiene para ti. Son 3 planes entre los cuales tenemos: el básico (100 GB), estándar (200 GB) y el plan Premium (2 TB).

Cada plan se puede pagar de forma mensual o también puedes pagar el monto del año completo de membresía. En este punto debes seleccionar el plan que se ajuste mejor a tus necesidades y proceder con el pago.

19. Elimina archivos que no necesitas

Si quieres deshacerte de documentos viejos que están ocupando espacio de tu unidad de Drive, lo que debes hacer es seleccionarlos y posteriormente debes añadirlos a tu papelera de reciclaje.

Para ello, una vez que hayas seleccionado el archivo, presiona el clic derecho y selecciona la opción «Quitar»

Luego, tienes que ir a la papelera de reciclaje, que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla. Una vez allí, busca el documento que acabas de quitar y presiona clic derecho y selecciona la opción «Borrar definitivamente»

Posteriormente, aparecerá una ventana en la que Google nos advierte que una vez borrado el archivo, no podremos recuperarlo. En caso de que estés seguro, entonces presiona sobre el botón «Eliminar definitivamente». De esta forma habrás eliminado el documento de tu unidad de Drive de forma permanente.

20. Aumenta la seguridad

Una de las mejores maneras de evitar que terceras personas puedan tener acceso a tu unidad de Google Drive, es activando la verificación en 2 pasos de la cuenta de Google. Gracias a esta opción, Google nos permite mantener nuestra cuenta segura en caso que la contraseña haya caído en las manos equivocadas.

Para activar esta función, tienes que ingresar en tu cuenta de Google y seleccionar la opción «Seguridad» que se encuentra en el panel de navegación, en la parte izquierda de la pantalla.


A continuación, presiona sobre el apartado «Acceso a Google» y luego selecciona la opción «Verificación en 2 pasos»

Ahora, se abrirá una ventana nueva donde tendrás que seleccionar la opción «Comenzar» para iniciar el proceso de verificación de dos pasos.

Luego tendrás que ingresar la contraseña de tu cuenta de Google y confirmar tu número telefónico. De esta forma podrás recibir un mensaje de texto por parte de Google con un código de verificación, el cual tendrás que ingresar en la ventana para añadir este método de verificación.

21. Elige el color de las carpetas de la nube

Tener un espacio personalizado hace que cualquier trabajo sea más ameno. Entre las opciones de personalización que ofrece Google Drive está la posibilidad de cambiar el color de las carpetas que tenemos en la nube.

El proceso es sumamente sencillo, solo tienes que hacer clic derecho sobre la carpeta que quieres modificar y elegir la opción «Cambiar color». Posterior a esto se desplegará una paleta de colores para que elijas el que prefieras.

22. Comparte archivos a Google Fotos

Si tienes imágenes en tu cuenta de Google Drive que quieres guardar en Google Fotos, hay una manera muy rápida de lograrlo. Pero debes saber que existen ciertas condiciones: el archivo debe tener más de 256 pixeles y debe estar en un formato particular (.jpg, .webp, .gif, .tiff o incluso .raw).

Entra a tu cuenta de Google Fotos desde tu ordenador, haz clic en el botón que dice «Subir» y elige la opción «Google Drive». Así, podrás elegir una imagen de tus archivos de Drive para compartir en Google Fotos.

10 Atajos de teclado para navegar rápidamente en Drive

A manera de bonus, tenemos para ti algunas funciones extra o teclas rápidas que podrás utilizar para ahorrar unos cuantos clics a la hora de moverte dentro de Google Drive. 

Con los siguientes atajos podrás realizar diferentes acciones sin tener que tocar siquiera el mouse, lo cual te puede beneficiar si tienes poco tiempo y quieres ordenar tus archivos rápidamente.

  • Añadir un elemento previamente seleccionado a otra carpeta adicional: presiona la tecla Mayús + z
  • Mover documentos a una nueva carpeta: después de haber seleccionado los documentos que quieres mover, presiona la tecla z.
  • Volver hacia el último cambio o versión realizada: para ello debes presionar las teclas Ctrl + Mayús + z
  • Crear un documento nuevo: selecciona la tecla Mayús + t
  • Crear una carpeta: oprime la tecla Mayús + f
  • Deshacer: Ctrl + z
  • Rehacer: Ctrl + Mayús + z
  • Seleccionar todo: Mayús + a
  • Imprimir documento: Ctrl + p
  • Cambiar el nombre del archivo seleccionado: luego de seleccionar el elemento, presiona la letra n.

Utiliza IA para redactar tus textos 

Google Workspace ha incorporado inteligencia artificial a sus productos y servicios de almacenamiento de datos en la nube. 

Esta tecnología fue aplicada y desarrollada en funciones como: autocompletar datos en formularios y solicitudes, en la aplicación de videoconferencias de Google Meet, en presentaciones en slides, Chats, en respuestas a mensajes de vídeos de Youtube, etc. 

Hasta hoy, estas habían sido algunas de las herramientas que usaba Google Workspace para colaborar con las actividades de sus usuarios. Pero sin duda, la novedad que lanzará este mes será más que interesante: la herramienta de introducción de texto.

En distintas etapas de evaluación y divulgación Google irá probando esta función con su comunidad. Primero será habilitada en inglés para Estados Unidos y luego, para más países e idiomas. Mientras tanto se analizarán experiencias para seguir perfeccionando la función y poniéndola a disposición de más usuarios, como también de pequeñas y medianas empresas, e instituciones educativas.

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Este recurso le permitirá al usuario recibir sugerencias y ser acompañado durante el proceso de creación de textos y escritura en documentos y correo Gmail. No reemplazará el intelecto humano, pero sí facilitará el comienzo del texto, o la estructura que luego podrá ser editada y perfeccionada. 

Podrás seleccionar sobre el documento o cuerpo de mail el ícono del lápiz que dirá: ¡ayúdame a escribir!

Con estos trucos podrás aprovechar lo mejor que tiene Google Drive para ofrecer. Y si tienes curiosidad por aprender más trucos y tips de aplicaciones que pueden servir para organizarte mejor, recuerda visitar nuestro blog. Ahí tendrás acceso a muchas otras herramientas que te serán de utilidad para el crecimiento personal y laboral.

Orlando Osorio
CEO & Founder

8+ years in the tech industry. Has worked as a growth consultant with more than 25 startups, including unicorns and large tech companies such as Medium, Robinhood, BetterUp, Reforge, Grove, Rocketplace, Shift, PicsArt, ConsumerAffairs, and Swagbucks. Currently serves as Interim Chief of Growth for various startups.

Founded five companies (travel, wellness, and consulting). A Webflow Developer and proponent of the "No-Code" movement. Advocate for healthy work cultures and habits.