Cuando se trata de trabajo, un proyecto personal o tu vida diaria, suele surgir la necesidad de mejorar la gestión de tiempo y de aumentar la productividad para cumplir con los objetivos. Sin embargo, muchas veces lo intentamos añadiendo la información en diferentes aplicaciones que no se sincronizan entre sí y terminamos olvidándonos de donde plasmamos cada apunte.
Queremos presentarte la herramienta Notion, en ella podrás añadir toda la cantidad de información que necesites de manera organizada y lo mejor es que es gratis. ¡Sigue leyendo para conocer más de Notion!
Notion es una herramienta web creada en el 2013 por la compañía Notion Labs, tiene como principal objetivo la organización y la clasificación de actividades y tareas, tanto de tipo personal como profesional.
Posee una gran variedad de funciones, como la creación de listas de tareas o calendarios personalizados, que permiten optimizar el tiempo que disponemos para nuestra vida personal o profesional.
Notion proporciona muchas ventajas para sus usuarios, desde una interfaz fácil de manejar hasta la creación de bases de datos sin conocimientos de programación. Al utilizarla notarás un gran cambio en la productividad y una mejor distribución del trabajo.
A continuación te presentamos algunas de las ventajas de Notion:
Si bien Notion es conocida como una «navaja suiza» por su amplia gama de funcionalidades y alto nivel de personalización, es una herramienta compleja y a veces difícil de utilizar. En esta sección te presentamos veinte trucos que te ayudarán a navegar Notion mejor y te harán más productivo:
No importa qué tipo de elemento sea, ya sea un texto o una columna, podrás moverlo con tan solo sostener el clic y desplazándolo hasta el lugar deseado.
El diseño predeterminado de Notion tiene márgenes muy anchos, si deseas utilizar todo el espacio, ve a la parte superior derecha y selecciona «Full width».
Esta opción es muy práctica cuando deseamos acceder fácilmente a otras páginas. Puedes hacer clic en el botón de «Búsqueda rápida» que está en la esquina superior izquierda de la pantalla o usar la tecla rápida de Ctrl + P, seguido a esto puedes escribir lo que necesitas encontrar.
Sabemos lo útil que es tomar notas, pero a veces olvidamos donde tomamos esas notas, así que Notion te te ayuda con la implementación de recordatorios, solo tienes que escribir «/remind» en el bloque y añadir el día y la hora para que te llegue la notificación.
Ya sea por cuestiones estéticas o por practicidad, buscamos modificar la fuente predeterminada de un programa. En Notion solo tienes que abrir el menú en la esquina superior derecha y cambiarla en «style».
Tal cual como se manejan las redes sociales y muchas plataformas hoy en día, al escribir el signo arroba (@) podrás elegir la página o persona que deseas etiquetar en ese bloque.
Las páginas de Notion son bastante simples, pero puedes darles un poco de personalidad agregando un icono o una imagen de portada, la opción está en la parte superior de la página.
Si deseas que una página no tenga más modificaciones de parte de ningún colaborador, tienes la opción de «Lock page». Encontrarás la opción en la esquina superior derecha de la pantalla al hacer clic en los tres puntos.
Si tienes páginas largas con muchos bloques o estás pensando en hacer una, crear índices de contenido te ayudará a optimizar su lectura. Tienes que escribir «/mesa», luego hacer clic en «Table of contents» y los subtítulos se mostrarán uno por uno.
Esto le da un poco de personalidad a tus páginas y si deseas añadirlos tienes dos opciones. La primera es escribiendo dos puntos y el nombre del emoji que quieres usar. La segunda es abriendo el menú de emojis con la tecla rápida Windows + período o Ctrl + Comando + Espacio, según el sistema operativo.
Seguramente estabas buscando esta opción, ya que es una estética que mucha gente le gusta. En el menú, donde dice «Settings & Members», cliquea en «Appearance» y selecciona «Dark», cabe destacar que este modo no está en la versión web, sino, en la aplicación.
Los tableros Kanban nos permiten organizarnos de una forma más fácil y óptima, en Notion los pueden encontrar y son muy sencillos de usar. Cuando crees un marco nuevo, a través del menú lateral, cuando agregas una página, selecciona «Board» y listo.
En Notion puedes incluir documentos y recursos de otras plataformas, simplemente escribe «/embed» y selecciona la opción correspondiente.
Tienes dos métodos con los que puedes revisar los últimos cambios de tu página, uno es gratuito y sencillo, y el otro está disponible en la cuenta paga y es más completo. Para el primero, tienes que darle a la opción de «Updates» que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla y desplegará los últimos cambios realizados.
Para el segundo, tienes que cliquear los tres puntos de arriba a la derecha y darle a la opción «Page history», donde encontrarás las fechas y horas exactas de las diferentes versiones y podrás volver a ellos.
Tal y como lo haces en Google Sheets o Excel, en Notion puedes crear fórmulas dentro de tablas. Estas actualizarán automáticamente el contenido de las celdas en función de los factores que determinaste.
Con esta opción podemos hacer que tengas acceso más rápido a nuestras páginas concurridas. Ve a la página que quieres marcar y en la parte superior izquierda haz clic en «Favorite». Tendrás una sección exclusiva de tus favoritos en el menú lateral.
En Notion puedes dejar comentarios, solo selecciona un bloque y escoge «Comment». También puedes personal Ctrl + Shift + M o Command + Shift + M según el sistema operativo.
En el menú de seis canicas al lado de un bloque está la opción «Color» y seguido a eso podrás elegir el color que gustes.
Notion tiene una herramienta gratuita llamada Web Clipper que se puede utilizar en cualquier dispositivo como extensión añadida en navegadores como Chromes y Firefox, esta permite guardar una página que estés visitando en alguno de tus proyectos
Tener múltiples ventanas abiertas en Notion, es esencial para hacer un trabajo rápido, y para poder hacerlo presiona Command + ~ o Alt + Tab de acuerdo al sistema operativo.
Notion posee una serie de herramientas con las cuales pueden organizarse proyectos de mejor forma, logrando acoplar una gran cantidad de información en un mismo lugar para garantizar el éxito del plan que se quiera llevar a cabo.
Entre las herramientas más útiles que posee Notion para la realización de proyectos y tareas se encuentran:
Nos suele pasar que toda nuestra información y documentación está volcada en diferentes carpetas y plataformas, con Notion puedes crear un Dashboard o centro de control/mando para evitar esto.
Un Dashboard es una especie de página que se utiliza para organizar visualmente tus actividades, estudios o trabajo. Existen páginas que están totalmente dedicadas a las finanzas, para llevar el control de tus cuentas, presupuesto y transacciones o si vamos a algo más simple, a tu lista de tareas por hacer.
Con la posibilidad que te da Notion para estructurar, clasificar, filtrar y visualizar la información según tus necesidades, hace posible la creación de bases de datos óptimas.
Una herramienta indispensable a la hora de llevar los datos personales, o laborales de clientes o diferentes empresas, por ejemplo.
Al principio, crear funciones desde cero como las anteriores puede parecerte complicado, sin embargo, Notion también te brinda plantillas que puedes clonar para que ahorres tiempo en desarrollar toda una estructura nueva.
Cuando disponemos de un calendario para cumplir con nuestras responsabilidades y objetivos, se nos facilita el proceso y nos optimiza el tiempo.
Esto es una gran parte de lo que nos trae Notion y sabemos que puede ser abrumador, sin embargo, una vez que ingresas con nuestro programa de afiliados de Notion y experimentas en cada clic, no habrá marcha atrás.
Ahora que conoces la gran variedad de funciones y herramientas que posee Notion, es tiempo de poner manos a la obra, así mejorarás tu organización y serás mucho más eficiente con tus tareas.
¡Si deseas saber más sobre esta y otras aplicaciones, no dudes en visitar nuestro blog y revisar todos los artículos que tenemos listos para ti!
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