El manejo de tareas o “task management” es un aspecto fundamental para cualquier equipo de trabajo. Para asegurarnos que un proyecto sea exitoso, es importante tener una visión global y detallada de todas las actividades del proyecto, sobre todo de las tareas y las responsabilidades de cada quién. Sin herramientas capaces de asistirnos en el manejo de proyectos y tareas ejecutar proyectos sería una tarea mucho más compleja.
Afortunadamente, existen cientos de herramientas diseñadas y optimizadas para el manejo de tareas y proyectos. Desde Jira, una herramienta de manejo de proyectos que busca simplificar el manejo de tareas en proyectos de software utilizando metodologías ágiles como Scrum, hasta herramientas sencillas como Trello o modernas como Linear y ClickUp, el universo de estos programas puede ser abrumador en un principio.
En este artículo hablaremos de ClickUp, la herramienta favorita del equipo de Meaningful para el manejo de tareas.
¿Cómo llegamos a ClickUp? Después de utilizar Notion por mucho tiempo (herramienta que nos encanta pero que no tiene suficientes funcionalidades de manejo de tareas para nuestros casos de uso) y probar flujos con Trello y Jira, ClickUp nos pareció la herramienta más moderna y adaptable a nuestro día a día en el que debemos manejar proyectos internos y proyectos externos con más de 20 clientes a la vez.
A continuación veremos qué es ClickUp, cómo funciona, cuáles son sus funcionalidades principales y las favoritas del equipo de Meaningful, preguntas frecuentes, pros y contras, y herramientas alternativas.
¿Qué es Clickup?
Fundada por Zeb Evans en 2017, ClickUp es una plataforma digital que ofrece un amplio repertorio de funcionalidades y herramientas para la gestión de proyectos.
Su eslogan, “Un app para reemplazarlas todas” refleja todo lo que puedes hacer con esta herramienta. Y es que en ClickUp lo tienes todo, desde la creación y seguimiento de tareas hasta funcionalidades de colaboración con terceros en documentos interactivos y distintas vistas para el monitoreo del progreso de cada proyecto.
Desde sus inicios, ClickUp se ha convertido en una alternativa muy interesante a las herramientas tradicionales de este sector y con su interfaz intuitiva y configurable ha logrado cautivar a todo tipo de usuarios desde freelancers hasta grandes empresas de software.
¿Cómo funciona ClickUp?
ClickUp funciona a través de un portal web o aplicaciones nativas (tanto para desktop como para dispositivos móviles, te recomiendo utilices ambas).
Si bien tiene una cantidad abrumadora de funcionalidades, ClickUp es intuitivo y fácil de usar. Para empezar solo debes registrarte, crear tu nuevo espacio de trabajo y empezar a crear tareas. Ofrecen un plan gratis muy bueno que te permitirá empezar sin problemas.
Como es un manejador de tareas y gestión de proyectos, todo en ClickUp gira en torno a una tarea, la entidad fundamental de la aplicación. Las tareas son totalmente personalizables y se adaptan a proyectos de todo tipo, desde Scrum para equipos de programadores hasta CRMs para equipos de venta. Puedes crear tus propias plantillas y compartirlas o puedes usar plantillas públicas compartidas por otros en la central de plantillas de ClickUp
En cuanto a organización, al registrate en ClickUp tendrás tu espacio de trabajo en el que podrás crear distintos espacios, carpetas y listas para organizar mejor tus tareas. Por lo general los espacios se utilizan para separar tareas y proyectos de equipos grandes (por ejemplo Marketing, Producto, Finanzas) mientras que las carpetas y listas se utilizan para organizar Sprints (si usamos metodologías ágiles), compromisos y proyectos más pequeños.
Además puedes crear listas, carpetas y espacios privados, lo que le permitirá a miembros de tu equipo tener sus propios espacios personales donde podrán manejar todas sus tareas.
ClickUp es una herramienta ideal para cualquier equipo que busque mejorar su productividad y lograr sus objetivos de proyecto.
Principales funcionalidades de ClickUp
Espacios, Carpetas y Listas
La jerarquía de Clickup de espacios, carpetas y listas permite organizar todo en una jerarquía intuitiva y fácil de manejar.
Tareas personalizables
Como mencionamos anteriormente, las tareas en ClickUp son totalmente personalizables lo que nos permite adaptar la aplicación a nuestras necesidades y no sufrir las consecuencias de adaptar nuestros procesos a aplicaciones rígidas como sucede con otras aplicaciones tradicionales.
Y lo mejor de todo es que no sólo podemos personalizar y crear plantillas para nuestras tareas, si no que podemos crear plantillas y personalizar también listas, carpetas y espacios enteros para poder tener formatos de proyectos reproducibles en el tiempo y optimizar nuestros procesos.
Colaboración y comunicación en equipo
Un manejador de tareas sin buenas funcionalidades de comunicación y colaboración se convertiría rápidamente en un problema para un equipo de trabajo. Afortunadamente, ClickUp es un ambiente totalmente colaborativo lo que permite agilizar la comunicación entre equipos en tiempo real manteniendo todo centralizado dentro de la plataforma.
Algunas de las funcionalidades de colaboración y comunicación son:
- Asignados únicos y múltiples: puedes asignar cada tarea a una o más miembros del equipo para desglosar la cantidad de trabajo y promover el trabajo en equipo
- Observadores: puedes agregar observadores a las tareas para recibir notificaciones cuando se realicen actualizaciones y reducir la cantidad de reuniones de actualización.
- Correo electrónico en ClickUp: puedes enviar y recibir correos electrónicos directamente desde las tareas de ClickUp para mantener todas las conversaciones en un solo lugar.
- Comentarios y menciones a asignados: Puedes dejar comentarios dentro de las tares e incluso asignar dichos comentarios e miembros del equipo o mencionarlos para que estén al tanto de la discusión.
- Documentos: Los documentos de ClickUp son colaborativos y editables en tiempo real. Úsalos para todo tipo cosas como wikis, notas de reuniones, manuales de procesos, y cualquier otra cosa que necesites.
- Invitados: puedes invitar a usuarios externos a colaborar en cualquier parte de ClickUp. Puedes invitar a usuarios externos a una lista o carpeta para poder colaborar en proyectos puntuales e incluso puedes compartirles documentos para colaborar con ellos.
Gestión del Tiempo y Reportes
En ClickUp todas las tareas tienen 3 campos que ayudan mucho a la hora del manejo del tiempo:
- Tiempo estimado: campo en el que la persona asignada puede marcar el tiempo estimado que la tomará una tarea.
- Fecha de creación: campo que marca la fecha en la que se creó la tarea
- Fecha de terminación: marca la fecha en la que se marcó una tarea como terminada
El tiempo estimado permite crear vistas de capacidad de trabajo para el equipo lo que permite a los directores de proyectos entender la carga de trabajo de cada quién y poder estimar la duración de cada proyecto.
Además, combinando el tiempo estimado con las fechas de creación y terminación de una tarea así como otro campo, la fecha límite de una tarea, ClickUp permite armar reportes muy detallados que permiten hacer buenas retrospectivas de equipo y poder mejorar y optimizar procesos en el tiempo.
Integraciones
Aunque ClickUp dice ser la “aplicación para reemplazar a todas las aplicaciones,” y, como hemos visto, lo que se puede hacer dentro de ClickUp es impresionante, la aplicación ofrece funcionalidades de integración con cientos de aplicaciones externas, sin ningún costo adicional. Las integraciones están disponibles en todos los planes de ClickUp, incluyendo la versión gratuita.
Algunas de las integraciones más populares (y en nuestra opinión más importantes) son:
- Integración con Slack: esta integración permite crear tareas desde ClickUp y adjuntar mensajes de Slack a tareas de ClickUp ya existentes
- Integración con Google Calendar: al conectar tu calendario de Google vas a poder ver tus tareas de ClickUp en tu calendario cuando utilices los campos de fecha de inicio y fecha límite de una tarea.
- Integración con Zapier: Zapier es la plataforma de integraciones por excelencia. Esta integración nos permite conectar ClickUp con prácticamente cualquier aplicación que necesitemos que no sea soportada nativamente por ClickUp.
Aplicación Móvil
Por último, no podíamos dejar de mencionar la aplicación móvil de ClickUp. La mayoría de servicios de gestión de proyectos están optimizadas para experiencias de usuario desde dispositivos de escritorio y no móviles.
Afortunadamente, ClickUp entiende que las necesidades de los usuarios son distintas y que en muchos casos van a necesitar acceder a sus tareas, reportes y documentos desde su dispositivo móvil. Es por esto que ClickUp ofrece una de las aplicaciones móviles más intuitivas para el manejo de tareas cuando estás lejos de tu computadora.
Preguntas Frecuentes sobre ClickUp
¿Cómo empiezo a usar ClickUp?
Para empezar a usar ClickUp solo debes registrarte con tu dirección de correo electrónico y seguir los pasos que aparecerán a continuación. ClickUp incluye un tutorial para empezar que es muy intuitivo y te ayudará a familiarizarte con la aplicación.
¿Qué planes ofrece ClickUp?
ClickUp ofrece planes tanto pagos como gratuitos para uso personal.
Si estás empezando nuestra recomendación es utilizar el plan gratis (“free forever”) que ofrece todas las funcionalidades básicas de la herramienta.
Si tienes un equipo pequeño (menos de 10 personas), el plan “Unlimited” de $5 USD (actualizado a febrero de 2023) es una buena opción ya que ofrece todas las funcionalidades básicas, espacio ilimitado, funcionalidades de reportes y formularios.
Si tu equipo es más grande, ClickUp ofrece planes de $12 y $19 USD (precios actualizados a febrero de 2023) pero te recomendamos que contactes con su equipo de ventas directamente.
Ventajas y desventajas de ClickUp
Ventajas de ClickUp
Plataforma centralizada
Con la infinidad de funcionalidades que ClickUp ofrece y el alto grado de personalización, es de verdad una “herramienta para reemplazar todas las herramientas”. Desde comentarios y chat hasta formularios e email, puedes hacer casi todo en ClickUp lo que representa una gran ventaja a la hora de manejar proyectos y tu trabajo. En vez de lidiar con una pila de herramientas, con ClickUp solo necesitas una.
Simplifica el manejo de tareas y planificación por medio de las distintas vistas
Pocas herramientas cuentan con tantas vistas tan personalizables como ClickUp. Al crear una lista de tareas puedes ver tus proyectos en forma de tablero al estilo “Kanban”, en forma de calendario y línea de tiempo. Además que puedes crear filtros complejos para visualizar solo lo qué te interesa.
Permite interconectar tareas, proyectos y documentos
ClickUp genera ligas para todos los objetos que creas dentro de la aplicación. Esto nos permite relacionar todas las entidades. Por ejemplo, podemos mencionar tareas dentro de documentos, o documentos dentro de comentarios y descripciones de tareas. Podemos incluso colocar ligas a listas, carpetas y espacios enteros.
Automatizaciones
ClickUp ofrece funcionalidades para automatizar el manejo de proyectos. La herramienta ofrece una gran variedad de eventos que se pueden ligar a acciones automáticas. Por ejemplo, podemos auto-asignar una tarea a una persona o equipo específico al momento de crearla o cuando la tarea cambie de estado.
Desventajas de ClickUp
Demasiadas notificaciones
ClickUp tiene soporte para notificaciones personales en todos los rincones de la aplicación. Pero al ser una aplicación con tantas funcionalidades, las notificaciones se nos pueden salir de las manos y llegar a ser abrumadoras si no se configuran de una manera correcta.
Tiene una curva de aprendizaje empinada
Al contar con cientos de funcionalidades distintas y al ser de las herramientas más personalizables en el mercado, ClickUp puede ser difícil de aprender en un principio, cosa que hay que tomar en cuenta al momento de empezarla a utilizar.
Por suerte, ClickUp cuenta con su “ClickUp University” donde podrás aprender todo lo que necesites referente a la herramienta.
Alternativas a ClickUp
El mercado de las aplicaciones de gestión de tareas y proyectos es muy grande y diverso. Si bien ClickUp es una propuesta reciente y moderna que se distingue por su alto nivel de personalización, capacidad de integración y funcionalidades de colaboración no es un servicio perfecto y las distintas necesidade de los equipos puedan hacer que ClickUp no sea la solución correcta.
Entre las mejores alternativas a ClickUp están las siguientes:
- Notion
- Monday.com
- Airtable
Notion
Notion es una plataforma de productividad y organización que ofrece una amplia gama de herramientas para la documentación y más recientemente para la gestión de tareas y proyectos.
Ventajas de Notion
- Ofrece una experiencia de usuario muy pulida y versátil.
- El espacio de trabajo es altamente personalizable.
- Ofrece funcionalidades de colaboración en tiempo real y comentarios.
Desventajas de Notion
- Interfaz poco intuitiva para el manejo de tareas: Notion no ofrece una jerarquía clara de organización de manejo de tareas ni ofrece tantas vistas como ClickUp.
- Falta de algunas funcionalidades avanzadas: Aunque Notion es muy versátil, algunas funcionalidades avanzadas pueden faltar en comparación con otras plataformas de gestión de proyectos.
- Costo: Notion puede ser un poco costoso comparado con otras opciones en el mercado.
Conoce más sobre esta herramienta con nuestra guía de trucos.
Monday.com
Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos que se centra en la colaboración y la visualización de datos.
Ventajas de Monday.com
- Interfaz intuitiva: Monday.com tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que la hace ideal para equipos que buscan una solución simple y efectiva para la gestión de proyectos.
- Visualización de datos: Monday.com ofrece una amplia gama de herramientas de tablero y gráficos que permiten a los equipos visualizar el progreso de sus proyectos de manera clara y fácil de entender.
- Colaboración: Monday.com se enfoca en la colaboración y ofrece una amplia gama de herramientas para facilitar la comunicación y el trabajo en equipo.
Desventajas de Monday.com
- Precios elevados: Monday.com puede ser una opción costosa comparado con otras opciones en el mercado.
- Integración limitada: Monday.com solo se integra con un número limitado de aplicaciones externas, lo que puede ser una desventaja para equipos que buscan una solución altamente integrada.
Airtable
Airtable es una herramienta de administración de proyectos muy popular por su versatilidad y por estar basada en hojas de cálculo para una fácil creación de bases de datos de todo tipo.
Ventajas de Airtable
- Flexibilidad: Airtable combina características de una hoja de cálculo con una base de datos, lo que permite a los equipos personalizar la plataforma para adaptarse a sus necesidades específicas.
- Integración: Airtable se integra con una amplia gama de aplicaciones externas, lo que facilita la gestión de información.
- Visualización de datos: Airtable ofrece una amplia gama de herramientas de visualización de datos, como gráficos y tableros, que permiten a los equipos comprender fácilmente la información y el progreso de sus proyectos.
Desventajas de Airtable
- Interfaz poco intuitiva: Aunque Airtable es muy versátil, la interfaz puede ser un poco complicada de entender al principio, lo que puede resultar en un periodo de curva de aprendizaje.
- Costo: Airtable puede ser un poco costoso comparado con otras opciones en el mercado.
- Limitaciones en la gestión de proyectos: Aunque Airtable es excelente para la gestión de datos, puede no ser la mejor opción para equipos que buscan una solución completa de gestión de proyectos.
Resumen
ClickUp es una de las mejores herramientas en el mercado para las gestión de proyectos. Con sus funcionalidades de personalización, comunicación y trabajo colaborativo, es una herramienta que se adapta a las necesidades de todos los equipos y metodologías de trabajo.
En Meaningful utilizamos ClickUp para manejar todos nuestros proyectos, tanto internos como con los más de 40 clientes con los que trabajamos. ¡Contáctanos para ayudarte a implementar ClickUp en tu equipo!
